Автоматизация документооборота

Добро пожаловать на официальный сайт бесплатной системы электронного документооборота Detrix. Эта система позволяет автоматизировать практически любые документно-ориентированные бизнес-процессы. К таким процессам можно отнести как классическое делопроизводство (входящие, исходящие, внутренние, приказы), так и управление всевозможными заявками, обращениями граждан, совещаниями, разнообразными специфичными бизнес-процессами. Система Detrix позволяет по новому взглянуть на организацию практически любого бизнес-процесса любой компании. Не бюрократизируя управление, Detrix позволяет многократно повысить эффективность рабочих процессов за счет разумного и естественного документирования, которое не будет отнимать лишнее рабочее время сотрудников на его ведение.

Наши основные преимущества

 

Можно все переделать «как нужно» без программирования
По сути Detrix является платформой-конструктором, которая позволяет создавать прикладные решения (те же входящие, исходящие, заявки и пр.) полностью в графическом виде. В демонстрационной версии, которую можно посмотреть на нашем сервере, ничего не скачивая и не устанавливая,  мы реализовали только несколько таких решений, чтобы показать, как это может выглядеть. Но все, что вы в ней увидите, создавалось без программирования, полностью в графическом конструкторе. А это значит, что все можно изменить без существенных затрат. В любое время. Без привлечения сторонних поставщиков услуг.
То, что в других системах называется модулями, создается компанией-вендором, а потом преподносится как очередная победа разработчика с взиманием соответствующей платы, у нас можно сделать самостоятельно.
Не нужно платить
Система Detrix полностью бесплатна. Без каких-либо примечаний, сносок, ссылок, ограниченного количества пользователей, сессий и прочих хитростей. Регистрируйтесь и скачивайте прямо сейчас и начинайте пользоваться. Причем для быстрого знакомства с системой мы предлагаем специальный дистрибутив под Windows, который позволяет установить ее на персональный компьютер в несколько щелчков мыши.
Доступны исходные коды
Все что нужно в Detrix создается в графическом режиме без программирования. Но, если вдруг, то исходные коды доступны. Изменяйте, переписывайте, дописывайте, предварительно ознакомившись с условиями лицензионного соглашения.

О стереотипах

 

Нас часто спрашивают об источниках наших доходов. Ведь мы не просто отдаем программную разработку, более чем серьезного уровня, бесплатно, но и развиваем ее и выпускаем новые версии. Спешим успокоить — мы не голодаем, и никаких заговоров и мышеловок тут нет. Мы оказываем услуги технической поддержки, а также разрабатываем дополнительные возможности на платной основе. Мы можем предложить настолько привлекательные цены, что очень многим нашим пользователям дешевле пользоваться нашими услугами, чем сопровождать систему самостоятельно (при том, что для сопровождения не требуются высокооплачиваемые сотрудники).

Бытует мнение, что раз бесплатно  — это плохо и лучше никогда не будет. Мягко говоря, это не совсем соответствует действительности. Безусловно, в каждой программной разработке существуют недостатки, идеала нет и на нашем с вашем веку не будет. Но, во-первых, Detrix превосходит по уровню многие платные разработки. Во-вторых, то, что для одного недостаток, для другого незначительный штрих. И, в-третьих, наши недостатки на виду, мы не маскируем их громкими лозунгами и маркетинговыми оболочками. У нас нет никаких ограниченных тестовых периодов, ограничений в функциональности и обещаний, что после оплаты все будет в ажуре. Устанавливайте и смотрите сами. Если что-то не понравится, всегда можно отказаться, не кусая локти за ошибочную покупку. И не нужно забывать, что Detrix постоянно развивается. Очень многие пользователи Detrix рассказывают нам о том, что бы они хотели видеть в этой системе, что, по их мнению, не так удобно, как хотелось бы. И уже сейчас мы начали разработку абсолютно новой версии, которая будет учитывать эти пожелания и выйдет летом следующего года. Эта версия будет еще лучше, быстрее, функциональнее и удобнее чем существующая. Кстати, сказанное ни в коей мере не означает, что текущая версия никуда не годна. Она более, чем годна. Просто иногда нужно правильно ее приготовить. Если не сможете сами это сделать — обращайтесь.

Поэтому не торопитесь с выводами.

Некоторые технические моменты

 

Detrix — веб-ориентированная система электронного документооборота. Написана на PHP5, для работы необходимы веб-сервер Apache и база данных PostgreSQL (все бесплатно). Сервер может работать на Windows, Linux, FreeBSD . Пользователю нужен только современный браузер.

Для расширения кругозора:

Автоматизация документооборота

Непрерывный рост объемов информации, развитие науки и технологий является не только непосредственной причиной для внедрения автоматизированных систем по работе с информацией и документами, а и служит основой для их создания и развития. Необходимость автоматизации работы с документами и внедрения систем электронного документооборота обусловлена потребностью в эффективном управлении предприятием. Результатом автоматизации документационных систем является своевременное выполнение четко структурированных информационных задач, стоящих перед управляющим, что позволит упростить и правильно организовать работу отдельных подразделений, ускорить производственный процесс, а также оптимизировать работу организации в целом.

Даже небольшие предприятия ежедневно имеют дело с различными договорами, счетами, письмами, инструкциями [1]. Так как процесс управления любой компанией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения, организация документооборота является одной из главных и важнейших задач документационного обеспечения управления.

Объект данного исследования – организация документооборота на предприятии.

Предмет – автоматизация документационных систем как путь достижения эффективности управления.

Целью исследования является анализ особенностей и проблем внедрения автоматизированных систем управления информацией на современном предприятии.

Данная тема затронута в работах и ученых-документоведов Лариной М.

В., Рысковой О. И., Янковой В. Ф., Бобылевой М. П. В настоящее время большая часть исследований и публикаций по вопросам автоматизации и внедрения систем электронного документооборота носит в основном прикладной характер и отражает лишь узкие аспекты данной темы, чего недостаточно для комплексного изучения и применения на практике.

Документооборот— деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив [2].

Электронный документооборот (ЭДО) – механизм работы с электронными документами, включающий в себя полный цикл жизни электронного документа: создание, модификация, хранение и отправка. Электронный документооборот на предприятии внедряют с целью полного отказа от бумажного документооборота для экономии ресурсов и времени [2].

Система электронного документооборота (СЭД) —организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации[2].

Для начала выявим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, в которых работа с документами ведется традиционным способом:

  • потеря документов, что может привести к различным последствиям, одно из таких последствий – утечка информации;
  • скопление значительного объема документов, что усложняет работу как отдельных подразделений, так и организации в целом;
  • Большие временные затраты при работе с бумажными документами;
  • человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям[3].

Автоматизация систем работы с документами позволит решить эти проблемы, а также:

• обеспечит четкую структуризацию задач и делегирование полномочий между подразделениями, что приведет к слаженной работе организации как единого механизма;

• упростит работу с документами, повысит ее эффективность за счет использования современных информационных технологий;

• значительно ускорит процесс работы с документами, что приведет к повышению производительности труда сотрудников;

• обеспечит надежную сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа;

• полный контроль над процессом управления и централизация архивов с документами;

• сокращение финансовых затрат, минимизация налоговых рисков и штрафов [4].

В общем, суть автоматизации документооборота состоит во внедрении современных информационных технологий с целью обеспечения удобства, надежности и эффективности работы с документами.

Но, несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота имеет ряд преимуществ, предприниматели и поставщики часто сталкиваются с проблемами, связанными с внедрением СЭД [5].

Условно эти проблемы можно разделить на 3 группы:

¾ организационные;

¾ технологические;

¾ административные.

Организационные проблемы идут в основном от руководства и заказчика.

¾ Руководители часто не имеют четкого представления о возможностях и функциях СЭД, следовательно, могут возникнуть трудности при создании проекта по внедрению [6].

¾ Недооценка подготовительной части.

На этом этапе выявляются проблемные зоны, подготавливается персонал, который будет работать с формированной системой, сбор необходимого информационного материала и т.д.

¾ Несогласованность действий.

Обзор: системы электронного документооборота

Это может проявляться не только во время планирования проекта между заказчиком и поставщиком, когда встречаются разные интересы, но и внутри организации заказчика.

Внедрение СЭД влечет за собой увеличение пользователей ПК. Переход к электронному документообороту приводит к значительному увеличению нагрузки на серверы. Итак, переходим к технологическим проблемам, которые чаще всего возникают уже во время эксплуатации системы:

¾ Информационная инфраструктура организации может быть неготовой к предстоящим нагрузкам.

¾ Функциональность системы не соответствует ожиданиям – отсутствие необходимого набора операций, которые необходимы заказчику.

¾ Отсутствие единых правил, регламентирующих документооборот внутри организации.

Перейдем к последней группе проблем – административные:

¾ Низкая вовлеченность в проект некоторых сотрудников.

¾ Сопротивление внедрению новой системы документооборота.

¾ Недостаточная квалификация сотрудников предприятия.

Рассмотрев проблемы внедрения системы СЭД, важно понимать, что внедрение требует огромных усилий со стороны заказчика (руководителя предприятия), поставщика электронной системы и сотрудников предприятия.

Руководитель должен четко знать возможности своего предприятия и сотрудников, уметь поставить задачи и цели, которых он хочет добиться автоматизацией документооборота, а так же доходчиво объяснить это все поставщику, чтобы избежать недопонимания.

Поставщик СЭД, в свою, очередь должен тщательно проанализировать особенности бизнес-процессов данного предприятия, состояния оборудования и технологий и, на основе полученных выводов предложить возможные варианты для достижения наибольшей эффективности.

Организация работы и обучения сотрудников при работе с системами электронного документооборота, пожалуй, ключевой и немаловажный этап внедрения автоматизированных систем управления. Так как предприятие – это сложный механизм, основанный на взаимодействии сотрудников подразделений под руководством и контролем начальника, конечный результат зависит абсолютно от каждого элемента этого механизма. Поэтому не стоит жалеть времени, сил и материальных ресурсов на обучение и переквалификацию.

К решению проблем перехода на электронный документооборот можно подойти с разных сторон. Однако, прежде всего, переход должен быть запланированным и поэтапным, с учетом особенностей каждого элемента структуры предприятия.

Налаженная организация документооборота, как результат тщательной подготовки к внедрению СЭД, неизбежно принесет предприятию новые возможности функционирования, а также его поднимет деятельность на качественно новый уровень.

 

 



Дата добавления: 2017-01-21; просмотров: 589 | Нарушение авторских прав


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Скачайте бесплатно систему документооборота

Бесплатная СЭД на 5 рабочих мест

Текущая версия 6.6 от 29.05.2018

Система электронного документооборота FossDoc распространяется свободно с лицензиейна 5 рабочих мест.

Скачайте бесплатно систему документооборота

Бесплатная версия поддерживает все функции продукта FossDoc Enterprise. При этом нет ограничений ни по времени работы, ни по количеству документов. Это идеальный вариант для небольшой организации и для ознакомления с возможностями Системы. Вы всегда можете перейти на любую коммерческую лицензию без потери своих данных.

Особенности бесплатной версии:

  • Максимум 5 активных пользователей может быть заведено (при этом количество пользователей, у которых учетная запись отключена, не ограничивается. Подробнее см. в разделе «Администрирование системы»)
  • Поддержка и консультации осуществляются на нашем форуме.
  • Обновление с более старых версий: ознакомьтесь с инструкциями.

Перед установкой рекомендуется ознакомиться с разделом «Установка системы», а также со статьей «Быстрый старт».

Бесплатная версия содержит в своем составе демонстрационную базу с несколькими сотрудниками и подразделениями. Вы можете их изменять или удалять по своему усмотрению.

Триальная лицензия на 50 рабочих мест

Если Вам недостаточно 5-ти рабочих мест, вы можете заказать временную лицензию со сроком действия до полугода на 50 активных пользователей. Для этого необходимо заполнить форму запроса лицензии. После получения лицензии замените ее, как описано в статье.

Определившись с необходимым функционалом системы, Вы всегда можете перейти на коммерческую версию, которая поддерживает данный функционал.

Скачайте бесплатно систему документооборота

FossDoc Start

Данный продукт — простая система документооборота с минимальным набором функций. В состав СЭД входят модули:

Start

  • Платформа FossLook
  • Хранилище
  • Поддержка СУБД

Программный продукт FossDoc Start рекомендован для использования на малых предприятиях, в отдельных подразделениях или канцеляриях предприятий, для которых актуальны следующие задачи:

  • Создание систематизированного хранилища документов с предоставлением к нему доступа сотрудникам в соответствие с их правами и полномочиями.
  • Формирование служебных задач для сотрудников с помощью единого механизма, основанного на документах вида Поручение и контроль их исполнения.
  • Получение уведомлений о новых поручениях и документах, которые отправили Вам пользователи FossDoc, а также об отчетах по Вашим поручениям.
  • Поддержка работы нескольких канцелярий, которые расположены в подразделениях организации с регистрацией документов в каждой канцелярии.
  • Автоматизация работы с входящей/исходящей корреспонденцией: получение писем, регистрация, учет, создание ответов, связывание исходящей и входящей корреспонденции.
  • Поиск документов в базе данных и экспорт результатов поиска в Excel.
  • Отправка документов по маршруту
  • Коллективная работа с документами

Если некоторые задачи Заказчика решаются с помощью модулей, не вошедших в состав данного продукта, эти модули можно дополнительно докупить.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *